การเขียนจดหมายเป็นการส่งสารที่นิยมที่นิยมใช้กันมากทั้งในเรื่องส่วนตัว เรื่องกิจธุระ หรือเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจ เพราะเป็นวิธีการที่สะดวก ประหยัดและเป็นหลักฐานในการติดต่อเมื่อเกิดมีปัญหาขึ้น
ดังนั้น การเขียนจดหมายควรจะระมัดระวังเรื่องการใช้ถ้อยคำภาษาให้ถูกต้องชัดเจน เพื่อให้การประกอบกิจธุระหรือการทำงานของตนเป็นไปด้วยความเรียบร้อยและประสบผลสำเร็จ
หลักทั่วไปในการเขียนจดหมาย
การเขียนจดหมายโดยทั่วไป ผู้เขียนควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
1.เขียนให้ถูกแบบของจดหมายแต่ละประเภท
2.ใช้คำขึ้นต้นให้เหมาะสมแก่ผู้รับตามฐานะหรือความสัมพันธ์กัน
3.เขียนเนื้อหาให้ได้ใจความชัดเจน สมบูรณ์ และถูกต้องตามที่ต้องการ
4.ใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม ถูกต้อง และสุภาพ
5.เขียนด้วยลายมือที่เรียบร้อย เป็นระเบียบ และอ่านได้ง่าย ถ้าใช้พิมพ์ดีดก็ต้องรักษาความสะอาด ไม่ให้มีรอยขูดขีดฆ่าหรือรอยลบ
6.ใช้คำสรรพนาม และคำลงท้ายที่เหมาะสมแก่ฐานะของผู้รับ
7.ใช้กระดาษเขียนจดหมายและซองที่มีสีอ่อนหรือสีสุภาพ ไม่มีลวดลายหรือสีฉูดฉาด
การเขียนจดหมายนั้น
ขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมายแต่ละประเภทด้วย ซึ่งโดยทั่วไปสามารถแบ่งจดหมายออกได้เป็น
4 ประเภท คือ
1.จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายที่เขียนเกี่ยวกับเรื่องส่วนตัวโดยเฉพาะ
ซึ่งผู้ส่งสารและผู้รับสารมักเป็นผู้ที่รู้จักคุ้นเคยหรือสนิทสนมกันดี เป็นการเขียนแบบไม่เป็นทางการ เช่น
จดหมายไต่ถามทุกข์สุข จดหมายแสดงความยินดี หรือเสียใจ เป็นต้น
2.จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนเกี่ยวกับเรื่องธุระการงานอันเป็นการติดต่อ
สื่อสารที่ไม่ได้เกี่ยวกับผลประโยชน์ในกำไรหรือขาดทุนทางด้านการค้าหรือธุรกิจ
เช่น จดหมายเชิญวิทยากร
จดหมายขอเข้าชมสถานที่ เป็นต้น
3.จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่ติดต่อเกี่ยวกับเรื่องการค้าระหว่างบุคคล
ร้านค้า บริษัท
ต่าง ๆ
ที่เนื่องด้วยกำไรหรือขาดทุน เช่น
จดหมายสั่งซื้อสินค้า จดหมายทวงหนี้ จดหมายสมัครงาน เป็นต้น
4.จดหมายราชการ หรือหนังสือราชการ เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างหน่วยงาน
ของรัฐ
หรือเอกชนที่เกี่ยวกับเรื่องราชการ เช่น หนังสือราชการภายนอก หนังสือคำสั่ง
หนังสือข้อบังคับ เป็นต้น
การเขียนจดหมายในที่นี้ จะฝึกการเขียนจดหมายทางธุรกิจ อันได้แก่ จดหมายสมัคร
งาน จดหมายขอเปิดเครดิต จดหมายเสนอขายสินค้า จดหมายสอบถาม
จดหมายสั่งซื้อสินค้า
จดหมายต่อว่า และจดหมายทวงหนี้
แหล่งที่มา https://www.google.co.th
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น